Автоматизация бизнеса в Ярославле: как перестать терять данные между системами
В этой статье
Обычный набор инструментов работающей компании: сайт, рекламные кабинеты, IP-телефония, WhatsApp и Telegram для общения с клиентами, 1С у бухгалтерии, складская программа, почта для документов и таблица со сводкой для руководителя. Каждая программа сама по себе исправна, и претензий к ней нет. Претензия есть к промежуткам между ними: данные переходят из системы в систему только через человека. Он копирует, пересылает, диктует по телефону – и именно здесь пропадают заявки, съезжают сроки и появляются отчёты, которые не сходятся между собой.
Ниже – о том, что происходит на этих переходах, как их сшивают в один контур и что даёт цепочка «источник обращения – сделка – деньги». Студия «РостСайт» работает с 2011 года и закрывает сайт, рекламу и внедрение силами одной команды.
Пять систем и ни одного общего справочника
Ключевая беда разрозненности не в количестве программ, а в отсутствии общего справочника клиентов. Один и тот же покупатель существует в базе как минимум трижды: заявкой на сайте, номером в телефонии и контрагентом в учёте. Из-за этого:
- историю работы с клиентом целиком не видит никто;
- повторные продажи случаются, когда клиент сам вспомнил о вас;
- вопрос «сколько мы на нём заработали за год» требует ручной сверки выгрузок;
- двое менеджеров могут вести одну сделку и называть разные цены.
Единая карточка со склейкой дублей по телефону, почте и реквизитам закрывает все четыре пункта разом, и делается это на первом же этапе.
Бронирование, звонок и переписка в одной воронке
Туризм Золотого кольца, отели и рестораны Ярославля живут на потоке коротких обращений: позвонили, написали в мессенджер, оставили заявку на сайте, пришли по карте. При разрозненных каналах часть обращений просто не доходит – особенно вечерние и выходные, когда в Ярославль как раз и приезжают гости. Контур сводит всё в одну ленту с ответственным и сроком ответа, а бронь становится сделкой с датой, предоплатой и напоминанием гостю. Подключение телефонии, WhatsApp и Telegram занимает 3 дня и стоит от 35 000 рублей – это самый быстрый способ перестать терять обращения.
Промышленный B2B: спецификация вместо корзины
У машиностроительных и химических предприятий Ярославской области логика противоположная: обращений мало, каждое дорогое, сделка идёт неделями через расчёт, техническое согласование и договор. Здесь ценна не скорость ответа, а прослеживаемость: на какой стадии заявка, кто отвечает, сколько дней она там висит. Документы – спецификация, счёт, договор – формируются по шаблону из данных сделки, а не собираются в Word по прошлогоднему образцу с чужими реквизитами. Если часть продаж идёт через каталог на сайте, добавляется связка с ним: она разобрана в разделе интернет-магазин.
Как связывают сайт и учётную систему
Обмен с 1С настраивается в обе стороны: из учёта идут номенклатура, актуальные цены и остатки по складам, обратно возвращаются счета, оплаты и отгрузки. Две недели работы, от 90 000 рублей. На старте фиксируются правила, без которых обмен через полгода превращается в проблему: как сопоставлять номенклатуру, что делать с дублями контрагентов, кто главный по цене и с какой частотой идёт выгрузка. Для скоропортящейся продукции суточной выгрузки мало: если товар расходится по точкам Ярославля и районов ежедневно, нужен обмен каждые 10–15 минут.
Что видно в отчёте «источник – деньги»
Когда цепочка не рвётся, метка источника доживает от первого касания до платежа. По каждому каналу становится видно количество обращений, долю дошедших до оплаты, средний чек, срок сделки и выручку. Обычно первая же выгрузка меняет картину: направление с самой дешёвой заявкой оказывается последним по деньгам, а «дорогое» приводит клиентов, которые возвращаются. Разговор о рекламном бюджете после этого перестаёт быть спором о вкусах.
Тот же отчёт полезен и внутри отдела продаж. Видно, у кого из менеджеров заявки застревают на конкретной стадии, сколько времени в среднем проходит до первого звонка и какая доля обращений закрывается отказом без объяснимой причины. Это не инструмент наказания, а способ понять, где нужен скрипт, где обучение, а где просто не хватает людей на поток.
Регламент важнее кнопок
Настройка без договорённостей не работает. До запуска нужно решить простые вещи: какие поля обязательны, в какой момент сделка меняет стадию, что считать отказом, кто отвечает за клиента, если менеджер в отпуске. Мы пишем короткий регламент вместе с настройкой и разбираем его на обучении – два дня, на реальных сделках компании, а не на абстрактных примерах. Без этого через месяц воронка заполняется мусором, и никакая платформа этого не исправит.
Порядок работ и смета
Этапы фиксированные:
- разбор процессов – 1–2 дня;
- техническое задание и смета – 2–3 дня;
- настройка портала, воронок и прав – 5–10 дней;
- интеграции с сайтом, телефонией и учётом – 3–7 дней;
- обучение команды – 2 дня;
- сопровождение – 30 дней, доработки в этот период бесплатны.
Экспресс-запуск с базовой воронкой, карточками сделок и правами – от 60 000 рублей за 5 рабочих дней. Внедрение под ключ – от 180 000 рублей и 3–4 недели. Внутренний портал с задачами, базой знаний и согласованиями – от 70 000 рублей и две недели. Сопровождение – от 15 000 рублей в месяц. Смета фиксируется договором до старта.
Частые вопросы
В какой очерёдности делать, если весь бюджет сразу не потянуть? Сначала единый приём обращений: телефон, формы сайта и мессенджеры в одну ленту, одна воронка со статусами и ответственными. Затем обмен с учётом, чтобы цены и остатки перестали жить отдельной жизнью. Потом роботы и автозадачи, и только в конце – отчёты и внутренний портал. Переделывать сделанное на первом этапе не придётся: структура данных и платформа закладываются сразу с запасом, а расширяется контур по мере привыкания команды.
Основной офис в Ярославле, но клиенты в основном московские. Влияет ли это на настройку? На технику – нет: часовой пояс между Ярославлем и столицей общий, а расстояние роли не играет – система работает через браузер и мобильное приложение. Влияет другое: у столичных клиентов выше требование к скорости первого ответа, и именно под это настраиваются правила распределения заявок и автоответы в нерабочее время. Обещание «перезвоним в течение часа» должно быть подкреплено уведомлением руководителю, если срок вышел, а обращение не взяли.
У нас несколько юридических лиц и общая клиентская база. Как это устроено? Юридические лица заводятся отдельно, а клиенты остаются общими – с признаком, по какому лицу шла конкретная сделка. Тогда счёт выставляется с нужными реквизитами автоматически, а руководитель видит и общую картину, и разрез по каждому направлению. Права доступа настраиваются так, чтобы сотрудники одного направления не видели сделки другого, если это нужно. Такая схема стандартная и делается в рамках внедрения под ключ.
Кто сопровождает систему дальше? Первый месяц входит в проект: правки по живым сделкам, донастройка полей, отчётов и прав, ответы на вопросы сотрудников. Дальше можно взять абонентское сопровождение или обращаться разово, порядок описан в разделе техническая поддержка. Права администратора и документация остаются у вас, поэтому часть изменений ваш сотрудник сделает сам. Платформа выбирается на этапе задания, чаще всего это внедрение Битрикс24.
Расскажите, какие программы у вас уже работают и на каком переходе теряются данные. Звоните по номеру +7 (901) 417-22-12 или пишите на info@rostsayt.ru – разберём процессы, покажем схему контура и назовём срок с фиксированной сметой.
