Типичные ошибки в управлении финансами и их последствия
В этой статье
Промышленный сервис и ремонт агрегатов, производство красок и химии, фармацевтические площадки, пищевые цеха, гостиницы и рестораны, которые живут на потоке гостей, – набор отраслей Ярославля сильно разный, а ошибки в цифрах повторяются от компании к компании. Их пять, они не выглядят страшными по отдельности и стоят бизнесу денег каждый месяц. Разберём, что именно делают не так и во что это выливается.
Смотрят общий итог и не смотрят разрезы
Есть выручка, есть расходы, есть разница между ними – на этом анализ заканчивается. Между тем у компании три площадки, два вида услуг и несколько категорий клиентов, и общая прибыль складывается из плюсов и минусов, которые гасят друг друга. Пока разрезов нет, слабое направление не видно годами, его тихо содержит сильное. Минимальный набор разрезов – направление, площадка, категория клиента: он нужен уже в первой версии отчётности.
Высокий сезон маскирует убыточные месяцы
В Ярославле это видно лучше всего. У гостиниц, ресторанов и всего, что связано с туристическим потоком, летние и праздничные результаты закрывают провалы межсезонья. Годовой итог сходится в плюс, поэтому зимние месяцы никто не разбирает. А там сидят постоянная аренда, оклады и коммунальные платежи, которые можно было спланировать заранее. Ровно из этой ошибки рождаются январские займы под высокий процент. Сезонность закладывается в модель с самого начала, а не дорисовывается после первого провала: годовой план поступлений и расходов делает зимние месяцы предсказуемыми, а не аварийными.
Закупку сырья не заводят в календарь платежей
Производство красок, химии и пищевых продуктов работает на предоплате поставщикам, а деньги от покупателей приходят с отсрочкой. Если платежи не выстроены в календарь на четыре-шесть недель вперёд, разрыв обнаруживается в день, когда нужно платить. Дальше – срочная передоговорённость с поставщиком или дорогой заём. Стандартный горизонт планирования платежей выглядит так:
- обязательные выплаты – зарплата, налоги, аренда, кредиты;
- оплаты поставщикам по подтверждённым заявкам;
- поступления от покупателей по срокам договоров;
- остаток на конец каждой недели с сигналом о минусе.
Скидки дают, не пересчитывая маржу
Постоянному клиенту дают минус десять процентов, потому что «он берёт объёмом». При наценке в тридцать процентов такая скидка съедает треть заработка на сделке, а рост объёма её не компенсирует. Любая скидка проверяется через маржу, а не через оборот – это правило спасает больше денег, чем сокращение расходов. Полезно держать рядом расчёт минимальной цены по каждой позиции: тогда менеджер видит границу, ниже которой сделка перестаёт быть выгодной, и торгуется в известных рамках, а не наугад.
Бухгалтерскую прибыль принимают за управленческую
Отчётность для налоговой решает свою задачу и делает это по своим правилам: там иная амортизация, иные сроки признания, там нет ни ваших разрезов, ни планов. Управлять по ней всё равно что вести машину по зеркалу заднего вида. Управленческий контур строится параллельно бухгалтерскому и опирается на те же первичные документы, но собирается под вопросы собственника.
Что меняется, когда ошибки убраны
Появляются три сверенных отчёта, календарь платежей и один экран с показателями, который открывается с телефона. Решения о ценах, найме и закупках начинают опираться на цифры за прошлую неделю, а не за прошлый квартал. За первые месяцы работы обычно вскрываются вполне конкретные суммы:
- клиенты, которые дают оборот и не дают прибыли;
- позиции прайса, проданные ниже полной себестоимости;
- расходы, которые никто не согласовывал, но все платят по привычке;
- проценты по займам, взятым из-за отсутствия планирования.
Работы стоят от 80 000 ₽ за экспресс-вариант и от 220 000 ₽ за полную постановку, дашборд собственника – от 95 000 ₽. Компаниям Ярославля с одной площадкой хватает базового набора, сети точек нужен разрез по каждой. Подробный перечень – в прайсе, примеры проектов – в портфолио.
Наберите +7 (901) 417-22-12: посмотрим вашу отчётность и честно скажем, какие из пяти ошибок у вас уже есть.
